DOCUMENTI DA CONSERVARE Vanno conservati sul posto di lavoro, a disposizione per eventuali ispezioni, i seguenti documenti, per alcuni dei quali vengono più sotto fornite precisazioni:
• il Libro Matricola;
• il Registro Infortuni;
• i cedolini per stipendi e compensi a collaboratori;
• i fogli presenza per dipendenti;
• i certificati per malattie, maternità e congedi parentali;
• l‘eventuale autorizzazione all’accentramento amministrativo per sedi distaccate;
• la lettera di assunzione per ogni dipendente assunto dal 12/06/1997;
• il contratto a progetto per ogni collaborazione iniziata dal 24/10/2003;
• la dichiarazione per situazione ai fini fiscali;
• la lettera per la “privacy” sottoscritta con il consenso al trattamento dati;
• la copia dei modelli CUD recanti la firma del lavoratore o la ricevuta di spedizione;
• la copia del modello 770 con la ricevuta di trasmissione.

ALTRI DOCUMENTI PER LAVORATORI EXTRACOMUNITARI per ogni lavoratore extracomunitario con cui intercorre o è intercorso un rapporto di lavoro debbono essere inoltre conservati:
• copia del permesso di soggiorno e, se scaduto, della richiesta di rinnovo;
• copia della comunicazione di inizio rapporto alla questura con relativa ricevuta;
• per i rapporti cessati copia della comunicazione alla questura con relativa ricevuta;
• copia del contratto di soggiorno per lavoro dipendente con ricevuta postale per comunicazione allo Sportello Unico per l’Immigrazione ***;
• per i rapporti di lavoro dipendente cessati copia della comunicazione allo Sportello Unico per l’Immigrazione con relativa ricevuta ***;
• lo stato di famiglia o la dichiarazione convalidata dal Consolato Italiano per i familiari per i quali sono state richieste le deduzioni d’imposta.

*** la comunicazione allo Sportello Unico non va effettuata se il rapporto di lavoro dipendente è stato instaurato con lavoratore con permesso di soggiorno per diverso motivo (es. per motivi di studio o ricongiungimento familiare)

PERIODO DI CONSERVAZIONE tutta la documentazione deve essere conservata per almeno 10 anni;
per i Libri i 10 anni decorrono dalla data dell’ultima registrazione.

LIBRO MATRICOLA vidimato preventivamente dall’INAIL, va aggiornato all’atto di ogni inizio o cessazione di rapporto, per cui le registrazioni debbono seguire un ordine cronologico;
l’originale può essere conservato presso il Consulente del Lavoro e può essere costituito da fogli mobili vidimati e numerati purché una copia venga conservata sul posto di lavoro.

REGISTRO INFORTUNI vidimato preventivamente dall’ASL, va aggiornato in occasione di ogni infortunio sul lavoro, con l’indicazione successiva della data di ripresa lavoro.

CEDOLINI PAGA possono sostituire il tradizionale Libro Paga se stampati dal Consulente del Lavoro con il numero di autorizzazione, il numero progressivo e la data e l’ora di stampa;
se si riferiscono a compensi a collaboratori e recano la loro firma per ricevuta debbono riportare la marca da bollo debitamente annullata.

FOGLI PRESENZA debbono essere sempre aggiornati al giorno precedente, anche tramite compilazione telematica purché dimostrabile in caso di ispezione; in ogni caso i fogli debbono essere preventivamente numerati e vidimati dall’INAIL.

LETTERA DI ASSUNZIONE PER DIPENDENTI la copia della lettera di assunzione, sottoscritta dal lavoratore, è obbligatoria dal 12/06/1997 e, se non comunicato con altro documento, deve riportare il numero di registrazione nel Libro Matricola;

CONTRATTO A PROGETTO PER COLLABORAZIONI non è necessario per collaborazioni rese da professionisti iscritti ad albi professionali, da componenti di organi di amministrazione o controllo di società, da partecipanti a collegi e commissioni e da percipienti la pensione di vecchiaia.

DICHIARAZIONE PER DATI FISCALI deve essere conservata per ogni dipendente in forza negli ultimi 10 anni, mentre per i collaboratori l’obbligo sussiste dal 1 gennaio 2001;
per i lavoratori che non subiscono modifiche alla situazione fiscale è sufficiente essere in possesso della prima dichiarazione resa dagli stessi;
per gli stranieri che richiedono deduzioni d’imposta per familiari a carico occorre essere in possesso di un loro stato di famiglia o di una loro dichiarazione convalidata dal Consolato Italiano del loro paese

Dott.ssa Eufemia Giammarrusti
Piazza della Repubblica 29, 70024 Gravina in Puglia (Bari)
Telefono: +39 0803257811 - 0808413605 Fax: +39 0808413605
Partita IVA: 09875531007
REA: 000000000000000
Web: www.studiogiammarrusti.it
RETE: eufemiagiammarrusti.reteimprese.org
SETTORE: Studi Consulenza e Liberi Professionisti
CATEGORIA: Consulenza del Lavoro
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