L'obbligo di indicare sul libro unico tutte le "dazioni" in denaro o in natura corrisposte al dipendente dal datore di lavoro, anche se non costituiscono reddito, crea non pochi problemi agli operatori soprattutto con riguardo alle somme a titolo di rimborso spese. Tuttavia, le risposte del ministero del Lavoro, nel Vademecum del 5 dicembre , sembra permettano di evidenziare situazioni per le quali tale obbligo non sussiste.

Prima di analizzare la "gestione" sul libro unico dei rimborsi delle spese, che più di frequente si sostengono in occasione di trasferta, è opportuno ricordare alcuni principi. Si ha trasferta quando un dipendente, nell'interesse del datore di lavoro, si allontana temporaneamente dal Comune-sede di lavoro, stabilita nel contratto di lavoro.

La regolamentazione fiscale e contributiva delle somme e dei rimborsi di spese sostenute dal dipendente è prevista dall'articolo 51, comma 5 del Tuir. In particolare, l'articolo esclude dalla tassazione, in quanto non costituiscono reddito, i rimborsi spese documentati relativi a vitto, alloggio viaggio e trasporto, e le spese non documentate (o non documentabili fino a 15, 49 euro giornalieri).
Nell'ipotesi di rimborsi spese "a piè di lista" (di vitto, alloggio, viaggio e trasporto) il legislatore, ai fini dell'esclusione dalla tassazione, non ha inserito alcun limite nell'ammontare del rimborso in quanto le spese sono state effettuate nell'interesse dell'impresa e hanno, pertanto, carattere restitutorio.
Dopo queste premesse proviamo ad analizzare la possibile "gestione" sul libro unico delle più frequenti spese di trasferta.

Alberghi e ristoranti

Dal 1° settembre 2008 (decreto legge 112/2008) l'Iva relativa a servizi resi da alberghi e ristoranti è sempre detraibile salvo l'ipotesi in cui gli stessi riguardino spese di rappresentanza. Pertanto, è probabile che le aziende abbiano dato istruzioni ai propri dipendenti di richiedere fattura che, evidentemente, sarà intestata all'azienda.
Visto i chiarimenti del Vademecum, tali rimborsi di spese non devono essere riportati sul libro unico .
Se in luogo della fattura, gli uffici amministrativi delle aziende continuano a accettare ricevute fiscali (in tal caso la mancanza dell'Iva esposta non ne permette evidentemente la detraibilità) si ritiene che il rimborso di tali spese possa non comparire sul libro unico purché il documento sia intestato al datore di lavoro e compaia in contabilità tra i costi di trasferta dei dipendenti deducibili secondo l'articolo 95 del Tuir.

Ricevute non intestate

Dalle considerazioni che precedono sembra derivare che tra i rimborsi da riportatare, in ogni caso, sul libro unico ci siano prevalentemente quelli relativi a documenti non intestati all'azienda .
Tra questi documenti rientrano sicuramente gli scontrini fiscali, le ricevute di taxi, i biglietti di metropolitane e autobus, le ricevute di tragitti autostradali e così via. Alcuni documenti di viaggio che o non sono intestati (biglietti ferroviari) o sono intestati al dipendente (biglietti aerei e marittimi) potrebbero comunque non essere riportati sul libro unico se l'agenzia di viaggio che li ha rilasciati li accompagna con una ricevuta intestata all'azienda che consenta di individuare esattamente il documento.

Per i documenti senza alcuna intestazione , la scelta della mancata registrazione non dovrebbe comunque portare danno all'azienda nella considerazione che «la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti (e l'importo rimborsato, di regola, ha tali caratteristiche rispetto alla retribuzione annua del soggetto percettore, si veda «Il Sole 24 Ore» del 16 gennaio) potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo».

Dubbi restano per i rimborsi chilometrici. In questo caso le somme che devono essere corrisposte ai dipendenti risultano prevalentemente da documenti redatti in azienda, sulla base di trasferte autorizzate dal responsabile del lavoratore. Il documento relativo al rimborso dell'indennità chilometrica non può essere un documento intestato al datore di lavoro, ma è redatto dal datore di lavoro sulla base di elementi oggettivi (trasferta del dipendente) e di dati oggettivi (distanza tra la sede di lavoro e il luogo di effettuazione della prestazione, mezzo utilizzato, criteri di determinazione dei costi e così via) e rappresenta una spesa fatta nell'interesse del datore di lavoro. Questo potrebbe essere sufficiente a farlo ritenere un documento che individua un costo sostenuto nell'interesse del datore di lavoro e quindi, al pari di quelli rappresentati con documenti intestati alla azienda, di cui non è necessario effettuare alcuna registrazione sul libro unico.

tratto da "Il Sole 24 Ore" del 19 febbraio 2009

Dott.ssa Eufemia Giammarrusti
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