Archiviazione dati e acquisizione testo via scanner

L’attività di archiviazione dati consiste nell’inserire all’interno di un CD, grazie all’utilizzo di uno scanner, documenti come le fatture, le ricevute di versamento, le relazioni e i fascicoli di ogni genere, che i clienti sono obbligati a conservare per lunghi periodi di tempo. Questi dati possono essere trasmessi dall’azienda cliente via fax, se la qualità di trasmissione è buona oppure via modem. In commercio esistono alcuni software che consentono la visualizzazione direttamente su schermo del testo trasmesso; quest’ultimo può essere successivamente trasformato in un file di videoscrittura nel formato preferito dal committente (doc, txt, rtf, ecc.). Successivamente, i dati devono essere codificati per restituirli al cliente sotto forma di supporti ottici autonomi che possono essere visionati da qualunque computer dotato di lettore di cd. A questo punto, il cliente può richiamare il documento desiderato sul monitor del proprio Pc con una notevole riduzione dei tempi di accesso. Ma non solo. I dati inseriti all’interno del suo archivio elettronico possono essere messi a disposizione anche di un operatore esterno, per esempio un socio che lavora in un’altra sede, collegato al suo computer con modem e linea telefonica. Il servizio viene pagato dai clienti in base al numero dei fogli archiviati. Il servizio è molto gradito e può essere offerto con ottime possibilità di successo per svariati motivi. In primo luogo, sono sempre di più le aziende, anche di dimensione medio-piccola, e gli studi professionali che sentono l’esigenza di razionalizzare l’organizzazione del proprio archivio e di abbattere quindi i tempi e i costi dovuti alla ricerca di qualunque documento. D’altre parte esiste una precisa normativa (tra le più importanti ricordiamo la 19 deliberazione CNIPA – Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - n. 11 del 19/02/2004 e il D.lgs n. 82 del 7/03/2005) che permette di procedere con la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei in formato digitale e su supporto ottico, con la possibilità di eliminare successivamente i documenti cartacei.

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