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Il plan nei sistemi di gestione ssl

Che i sistemi di gestione si basino su un approccio PDCA è aspetto noto, trito e ritrito. Si dovrebbe averlo ben chiaro subito, fin dalla prima applicazione degli stessi.

Il ciclo di Deming è da seguire come un mantra per chi implementa, applica monitora audita i sistemi di gestione. E’ la ruota che girando provoca il miglioramento continuo, tanto agognato dalle Organizzazioni.

Ma entrare nel dettaglio di ogni fase del ciclo di Deming e saper davvero usare questo come strumento aziendale per gestire processi, non è mai facile, e soprattutto cambia da caso a caso: ogni azienda ha le proprie peculiarità, stile direzionale, tempi, processi, metodi, risorse, … Progettare un sistema e gestirlo significa innanzitutto conoscere e comprendere bene ogni aspetto aziendale. A partire dalla fase di PIANIFICAZIONE.

La versione moderna delle norme per i Sistemi di Gestione amplia la fase della pianificazione con alcune attività che aumentano la profondità della conoscenza dell’Organizzazione di se stessa.

Infatti base della fase di pianificazione di un sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro , sarà in primis la comprensione dei fattori aziendali interni ed esterni che possono avere impatti su performance, qualità dei prodotti, capacità dei processi, conformità legale, livelli di salute e sicurezza ed impatti ambientali , efficacia dei controlli.

Di tali fattori faranno parte l’ambiente culturale, economico sociale in cui si trova l’Organizzazione, il proprio mercato di riferimento, le proprie capacità e risorse, le relazioni verso l’esterno ed interno che l’organizzazione ha creato, condizioni ambientali, condizioni di lavoro, tipologie di commesse ottenute, …

Dopo si procederà alla mappatura di tutte le parti interessate coinvolte negli aspetti sopra elencati, e allo sforzo di comprendere le loro esigenze ed aspettative. Delle parti interessate possono fare parte: la direzione aziendale, gli azionisti e la proprietà, i lavoratori, la comunità vicina e circostante, le parti sociali, clienti, fornitori, appaltatori,

L’Organizzazione che vuole gestire i propri processi tramite un Sistema di Gestione dovrà usare le informazioni derivanti dalla comprensione dei fattori e delle parti interessate per delineare il contesto aziendale ed analizzarlo. Il contesto aziendale, onnipresente nelle versioni moderne dei sistemi di gestione, non ha una definizione all’interno delle definizioni delle norme, né una spiegazione più dettagliata nei requisiti delle norme; ci è dato sapere solo che deve essere composto dai fattori interni ed esterni, dall’identificazione di esigenze ed aspettative delle parti interessate, ed il campo di applicazione del sistema di gestione comprese le eventuali esclusioni.

Il risultato della comprensione del contesto aziendale sfocerà naturalmente nella analisi di rischi ed opportunità, vero e proprio cuore pulsante della fase di pianificazione di un sistema di gestione basato sulle norme moderne. Con l’analisi rischi opportunità si innesca il PDCA evoluto con la fase di pianificazione – il P dell’acronimo, PLAN – ed è l’occasione per l’Organizzazione di identificare i rischi e le opportunità per il proprio business, partendo dai fattori e dalle parte interessate. Nelle intenzioni delle nuove norme i rischi e le opportunità analizzate non dovranno riguardare solo gli aspetti operativi (come i rischi lavorativi e le conseguenze di emergenze ambientali, tipici argomenti per esempio dell’Analisi Ambientale per i sistemi di gestione ambientale e del Documento di Valutazione dei Rischi per i sistemi di gestione salute e sicurezza) ma dovranno allargarsi ad aspetti legati ai fattori finanziari, economici, di cultura aziendale, di immagine, strategici, gestionali.

Questa sarà la vera forza del Sistema di Gestione nel presidiare i processi, poiché con questo ampliamento della analisi dei rischi e delle opportunità il sistema di gestione potrà davvero essere integrato con il core business aziendale e potrà essere strumento realmente efficace per il miglioramento continuo.

Ovviamente l’analisi rischi opportunità non potrà prescindere dalla considerazione dei requisiti legali e dagli altri requisiti ritenuti prescrittivi per l’Organizzazione; infatti nelle regole di certificazione rimane valido il principio che la conformità legale rimane una condizione senza la quale non si possa accedere alla certificazione del proprio Sistema di Gestione. La norma richiede che tutti i requisiti obbligatorio siano tenuti d’occhio dall’Organizzazione e che questa attivi un meccanismo per avere la conoscenza di ogni variazione o aggiornamento degli stessi.

La fase di pianificazione termina con la definizione di obiettivi e la determinazione di un programma obiettivi. Gli obiettivi non possono essere altro che la naturale conseguenza dei risultati dell’analisi rischi opportunità e della mappatura dei requisiti legali; quindi negli obiettivi andranno a confluire tutte quelle azioni per presidiare i rischi, le opportunità ed il loro sviluppo, gli interventi per il miglioramento delle performance aziendali. Questo potrebbe bastare se il Sistema di Gestione non si basasse sul modello PDCA; ma invece l’unica azione per saltare al livello operativo – DO/D – è quello di incastrare gli obiettivi in un programma, che definisca responsabilità, tempi, risorse, attività per il raggiungimento degli obiettivi, fasi di monitoraggio intermedio e modalità di monitoraggio finale. Si capisce facilmente come questo programma è ciò che innesca la fase del DO, il portone di passaggio tra il P ed il D del PDCA: nel programma ci sarà indicato cosa si dovrà fare, chi ne avrà la responsabilità, con quali risorse, con quali tempi, passando attraverso quali attività.

Il programma obiettivi, che è il risultato di tutta la fase del PLAN, è il vero driver del miglioramento oltre che la miccia del PDCA.