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Trasferte, valutazione approfondita su convenienza e documentazione

Dalla circolare 6/E delle Entrate spunti per la disamina delle norme, da valutare convenienza e documentazione


Sono sempre necessarie approfondite valutazioni di convenienza sull'applicabilità del regime di trasferta, la documentazione delle spese per il lavoratore rientra tra gli elementi da analizzare.

La circolare 6/E del 03.03.2009 dell'Agenzia delle entrate, fornendo ulteriori chiarimenti in merito alla possibilità di dedurre dal reddito l'Iva sulle prestazioni di vitto e alloggio per le quali l'azienda opta per la non detraibilità, ripropone le problematiche legate anche alle trasferte e alle conseguenti valutazioni di convenienza che le aziende necessariamente devono fare.

Da quanto sopra si coglie lo spunto per una breve analisi su alcuni istituti riguardanti il lavoratore comandato in trasferta, trasferta che è caratterizzata dalla temporaneità, dalla persistenza di un legame del lavoratore con l'unità produttiva di provenienza e dalla definizione in contratto di una sede di lavoro.

Regime fiscale del lavoratore in trasferta. Il regime fiscale è stabilito dal comma 5 dell'art. 51 del Tuir, secondo il quale le indennità e i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro sono tassabili interamente, tranne i rimborsi di spese di trasporto documentate. Nel caso di trasferte fuori del territorio comunale, è necessario distinguere tra indennità forfetaria e rimborso a piè di lista. La prima è tassata solo per la parte che eccede 46, 49 al giorno per le trasferte nel territorio nazionale e 77, 47 al giorno per le trasferte all'estero. In caso di rimborso a piè di lista, i rimborsi
delle spese di vitto, alloggio e trasporto non concorrono a formare il reddito, purché documentate. Il rimborso di altre spese, anche non documentabili purchè attestate dal dipendente, è escluso da imposizione fino ad un importo di 15, 49 al giorno, elevato a 25, 82 per le trasferte all'estero.

L'Amministrazione Finanziaria ha precisato che la scelta di uno dei metodi sopra esposti va fatta con riferimento all'intera trasferta. Non è consentito nell'ambito della stessa trasferta adottare criteri diversi.

Documentazione delle spese. Fino al 31 dicembre 1997, per poter considerare
validamente documentate le spese di viaggio rimborsate ai lavoratori dipendenti in regime di esclusione Irpef, occorreva da parte del datore di lavoro la redisposizione di una preventiva autorizzazione scritta con l'indicazione dei dati riguardanti le località da raggiungere, l'itinerario da seguire ed il mezzo usato.

Dal 1° gennaio 1998, l'autorizzazione preventiva non è più necessaria.

La deducibilità dei costi però deve ritenersi subordinata al verificarsi di tutti i presupposti di legge e alla sussistenza dei requisiti della competenza e della inerenza previsti dalle vigenti norme in materia di reddito d'impresa.

Spese di vitto e alloggio. Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al lavoratore purchè documentate mediante fattura, ricevuta fiscale, opportunamente intestate al soggetto beneficiario della detrazione.

Il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare un'apposita autorizzazione preventiva per lo svolgimento della trasferta, pertanto la deducibilità di queste spese è subordinata alla possibilità dello stesso di dimostrare l'effettività e inerenza dei costi afferenti alla trasferta.

Indennità forfetaria, altre spese non documentate. Le spese rappresentate dalla consumazione ad esempio di piccole colazioni al bar, dall'acquisto di schede telefoniche, dalle spese di parcheggio, dalle mance per trasporto bagagli ecc_, sostenute dai dipendenti in sede di trasferta, non documentabili, costituivano, fino al 1997, un problema per la deducibilità del rimborso e per l'esclusione dall'Irpef.

Dal 1° gennaio 1998, il 5° comma dell'art. 51, prevede che, in presenza di rimborso analitico, non concorre a formare il reddito del lavoratore in trasferta il rimborso di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, fino all'importo massimo giornaliero, come già detto, di euro 15, 49 e/o di euro 25, 82.

Tali spese ovviamente devono essere analiticamente attestate dal dipendente
in trasferta e comunque devono risultare rispondenti al principio dell'inerenza verso l'incarico.

Spese per utilizzo autovettura. L'amministrazione finanziaria, già in passato, aveva osservato che l'ammontare dell'indennità è determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e che l'indennità chilometrica è "determinata dal datore di lavoro sulla base di elementi concordanti sia diretti che indiretti".

L'Inps aveva individuato, già dal 1974, nelle tabelle Aci il punto di riferimento per determinare il tetto massimo di esenzione contributiva concedibile ai rimborsi chilometrici.

Il costo chilometrico può anche essere concordato preventivamente tra il datore di lavoro ed il lavoratore. In questo caso è opportuno indicare nella lettera di incarico e di utilizzo dell'autovettura propria (o nei documenti interni da conservare a cura del datore di lavoro) la procedura seguita per determinare il costo stesso riferito al tipo di autovettura utilizzato.

Sulla scorta dell'orientamento della prassi ministeriale e della dottrina è assolutamente consigliabile quantificare le indennità chilometriche mediante le tabelle «Costi analitici d'esercizio di alcuni tipi di autovetture e di motoveicoli» periodicamente aggiornate dall'Aci. Esse contengono i costi di esercizio per le autovetture a benzina e per quelle diesel con percorrenze medie annue di 5/10/15/20/25/30 e 15/20/30/40/50/60 mila chilometri.